Je pro podnikatele lepší papírový diář, nebo digitální kalendář?

Podnikatel, který sdílí termíny s kolegy nebo asistentkou, se bez digitálního kalendáře neobejde. Papírový diář naopak vyhrává u osobního plánování, kde záleží na soustředění a přehledu. Většina lidí nakonec zvolí kombinaci obou. Srovnání níže ukazuje, v čem je který nástroj silnější a jak z nich sestavit systém, který vám nebude brát čas.

Co umí digitální kalendář

Hlavní silou je synchronizace. Termín zapsaný v telefonu se objeví v počítači i v kalendáři kolegy a připomene se několik minut před schůzkou. Při změně času se přepíše na všech místech najednou.

Další výhodou je opakování a sdílení. Pravidelné schůzky zadáte jednou a pozvánka sama pozve všechny účastníky. Najdete také volné termíny pro hosty bez zdlouhavého e-mailování. Slabinou jsou upozornění, která vás zahltí.

Co umí papír

Papírový diář je rychlý a nevyrušuje. Zapsat poznámku propiskou trvá vteřiny a žádná notifikace vás nevytrhne z práce. Týdenní přehled na dvoustraně je často čitelnější než obrazovka telefonu.

Psaní rukou také pomáhá zapamatování. Kdo si úkoly píše, ten si je pamatuje lépe, a plán dne skládá vědoměji. Slabinou je ztráta: bez zálohy zmizí vše, co jste do knihy zapsali.

Srovnání pro podnikatele

Hledisko	Digitální kalendář	Papírový diář
Sdílení s ostatními	Snadné	Nelze
Upozornění	Automatická	Žádná
Rychlost zápisu	Střední	Vysoká
Přehled týdne	Podle obrazovky	Dobrý na dvoustraně
Záloha	Automatická	Nutno kopírovat
Rušení pozornosti	Vyšší	Nízké

Z tabulky plyne, že digitální kalendář patří tam, kde záleží na sdílení, a papír tam, kde na soustředění. Rozhodnout musíte podle toho, kolik lidí s vaším časem počítá.

Kombinace obou způsobů

Osvědčené rozdělení je jednoduché: schůzky a pevné termíny patří do digitálního kalendáře, denní úkoly na papír. Ráno si z kalendáře opíšete, co vás čeká, a doplníte úkoly, které chcete stihnout. Večer škrtáte hotové.

Hlavní pravidlo zní, aby každá věc měla jedno místo. Pokud se termín objeví na papíře i v telefonu s odlišnými časy, nastane zmatek. Určete pro každý typ informace jediný zdroj pravdy.

Jak nastavit systém

V kalendáři omezte upozornění jen na to, co opravdu potřebujete. Rozlište barvou práci, osobní věci a rodinu. Vyhraďte si bloky času na práci bez schůzek, jinak je zaplní ostatní.

Při sdílení kalendáře s ostatními myslete na soukromí klientů. Do názvů schůzek nepište citlivé údaje a nastavte sdílení jen na potřebnou úroveň. Papírový diář nenoste s důvěrnými poznámkami na místa, kde ho můžete ztratit.

Časté otázky

Jak zálohovat papírový diář?

Nejjednodušší je občas vyfotit důležité stránky telefonem. Fotografie uložte do zálohovaného úložiště. U významných termínů pak zapište duplicitu do digitálního kalendáře.

Mohu používat více kalendářů najednou?

Ano, většina aplikací umí zobrazit několik kalendářů v jednom přehledu. Rozlište je barvami a hlídejte, aby se nepřekrývaly. Příliš mnoho zdrojů ale zvyšuje riziko přehlédnutí.

Jak se vyhnout přeplánování dne?

Do dne naplánujte jen to, co stihnete, a nechte volnou rezervu. Přidejte čas na nečekané věci. Kalendář plný od rána do večera se zpravidla rozpadne.

Můj tip: Doporučila bych jednou týdně, třeba v neděli večer, strávit deset minut s kalendářem i diářem najednou. Přepište si z jednoho do druhého, co vás čeká, a škrtněte, co už neplatí. Rozpory se tak odhalí dřív, než vás dostihnou.

Zdroje

• Návody výrobců kalendářových aplikací
• Úřad pro ochranu osobních údajů