Kdy poslat upomínku k neuhrazené faktuře a jak postupovat dál

Upomínku nečekejte posílat týden po splatnosti: první připomínku napište hned následující pracovní den. Většina zpoždění je omyl nebo přehlédnutí, ne zlý úmysl, a věcná zpráva ji vyřeší. Teprve když zůstane ticho, přicházejí na řadu přísnější kroky. Postup má pevné pořadí a každý krok si zaslouží vlastní dokumentaci.

Nejdřív ověřte, že faktura dorazila

Zkontrolujte, zda byla faktura doručena na správnou adresu a zda jste neudělali chybu v údajích. Překlep v čísle účtu nebo v IČO je častější, než se zdá. Pokud jste fakturu poslali e-mailem, ověřte, že nezapadla do nevyžádané pošty.

Zjistěte také, zda klient nemá výhradu k plnění. Neposlaná dokumentace, nesouhlas s kvalitou nebo chybějící objednávka bývají důvodem zadržení platby. Vyřešení takové námitky je rychlejší než jakákoli upomínka.

Přátelská připomínka

Den po splatnosti pošlete krátkou a zdvořilou zprávu. Uveďte číslo faktury, částku, původní datum splatnosti a přiložte doklad znovu. Tón volte jako k partnerovi, ne k dlužníkovi.

Napište, že se nejspíš jedná o přehlédnutí, a požádejte o potvrzení termínu úhrady. Klient si takový e-mail snadno přepošle účetní. Zpráva by měla být tak krátká, aby se dala přečíst během jedné minuty.

Písemná upomínka s lhůtou

Pokud se do týdne nic neděje, pošlete formální upomínku. Uveďte v ní dlužnou částku, číslo dokladu, novou lhůtu k zaplacení a upozornění na možnost účtovat úrok z prodlení. Jeho výši stanoví nařízení vlády a odvíjí se od sazby České národní banky, aktuální výši si ověřte.

Upomínku odešlete způsobem, který lze prokázat, tedy doporučeným dopisem nebo datovou schránkou. Obyčejný e-mail slouží jako doplněk. Uchovejte si potvrzení o odeslání, protože se bude hodit při dalším postupu.

Telefonát a osobní jednání

Mezi upomínkami zvedněte telefon. Hlas často rozhodne víc než třetí e-mail a dozvíte se skutečný důvod prodlení. Pokud klient nemá peníze, nabídněte splátkový kalendář, ale jen písemně a s jasnými termíny.

Po hovoru pošlete shrnutí, na čem jste se domluvili. Bez zápisu se dohoda snadno rozplyne. Pokud klient termín nedodrží, splátkový režim zaniká a vy můžete pokračovat dál.

Předžalobní výzva a promlčení

Poslední krok před soudem je předžalobní výzva. Uveďte v ní částku s příslušenstvím, poslední lhůtu k úhradě a upozornění, že jinak podáte žalobu. Soud vnímá výzvu jako důkaz, že jste dlužníka vyzvali k dobrovolnému plnění.

Hlídejte promlčení. Obecná promlčecí lhůta je tři roky od splatnosti, přičemž některé úkony ji přerušují nebo prodlužují. Při vyšší částce se obraťte na advokáta, protože soudní řízení a vymáhání mají svá pravidla a náklady.

Zdroje

• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Exekutorská komora České republiky
• Občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb.)